Cómo Ordenar en Excel 2019: Listas de Datos

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Cada lista de datos que usted ponga en Excel tendrá algún tipo de orden preferido para mantener y ver los registros. Dependiendo de cómo clasifique Excel para ver esa lista, es posible que desee ver los registros en orden alfabético por apellido. En el caso de una tabla de datos de clientes, es posible que desee ver los registros ordenados alfabéticamente por nombre de la empresa. En el caso de una lista de Datos del Empleado, el orden preferido es numérico por el número de identificación asignado a cada empleado cuando es contratado.

Cuando se introducen inicialmente registros para una nueva lista de datos en Excel, sin duda se introducen en el orden preferido o en el orden en el que se recuperan sus registros. Sin embargo, como pronto descubrirá, no tiene la opción de añadir registros posteriores en ese orden preferido. Cada vez que agrega un nuevo registro, Excel lo ordena y lo pega en la parte inferior de la base de datos agregando una nueva fila.

Suponga que originalmente ingresa todos los registros en una lista de datos de clientes en orden alfabético por compañía (desde Acme Pet Supplies hasta Zastrow e Hijos), y luego agrega el registro para un nuevo cliente: Pammy’s Pasta Palace. Excel pone el nuevo disco en la parte inferior del barril – en la última fila justo después de Zastrow e Hijos – en lugar de insertarlo en su posición correcta, que es en algún lugar después de Acme Pet Supplies, pero definitivamente muy por delante de Zastrow y sus maravillosos hijos.

Este no es el único problema que puede tener con la orden de grabación original. Incluso si los registros de la lista de datos permanecen estables, el orden preferido sólo representa el orden que se utiliza la mayor parte del tiempo en Excel. ¿Qué hay de esas veces en que necesitas ver los registros en otro orden especial?

Por ejemplo, si por lo general trabaja con una lista de datos de clientes en orden numérico por número de caso, es posible que necesite ver los registros en orden alfabético por el apellido del cliente para localizar rápidamente a un cliente y consultar su saldo adeudado en una copia impresa. Cuando se utilizan registros para generar etiquetas de correo para un envío masivo, se desea que los registros estén en orden de código postal. Al generar un informe para sus representantes de cuenta que muestre qué clientes están en qué territorio, necesita los registros en orden alfabético por estado y quizás incluso por ciudad.

Para que Excel clasifique los registros en una lista de datos de la manera correcta, debe especificar qué valores de campo determinan el nuevo orden de los registros. (Estos campos se conocen técnicamente como claves de clasificación en el lenguaje del aficionado a las bases de datos.) Además, debe especificar la clase de orden que desea crear utilizando la información de estos campos. Elija entre dos órdenes posibles para clasificar Excel:

  • Orden ascendente: Las entradas de texto se colocan en orden alfabético de la A a la Z, los valores se colocan en orden numérico de menor a mayor, y las fechas se colocan en orden de mayor a menor.
  • Orden descendente: Este es el reverso del orden alfabético de Z a A, el orden numérico de mayor a menor, y las fechas de la más reciente a la más antigua.

Clasificación de Excel en un solo campo

Cuando necesite ordenar la lista de datos en un solo campo en particular (como el campo Número de registro, Apellido o Compañía), simplemente haga clic en el botón Autofiltro de ese campo y luego haga clic en la opción de ordenación apropiada en su lista desplegable:

  • Clasificar de A a Z o de Z a A en un campo de texto
  • Clasificar del más pequeño al más grande o del más grande al más pequeño en un campo numérico.
  • Clasificar del más antiguo al más reciente o del más reciente al más antiguo en un campo de fecha

Excel reordena todos los registros de la lista de datos según el nuevo orden ascendente o descendente en el campo seleccionado. Si encuentra que ha ordenado la lista por error, simplemente haga clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido o presione Ctrl+Z de inmediato para volver a ordenar la lista antes de seleccionar una de estas opciones de orden.

Excel muestra cuándo se ha utilizado un campo para ordenar la lista de datos añadiendo una flecha hacia arriba o hacia abajo a su botón de filtro automático. Una flecha hacia arriba indica que se utilizó el orden de clasificación ascendente y una flecha hacia abajo indica que se utilizó el orden de clasificación descendente.

Clasificación en múltiples campos en Excel 2019

Es necesario utilizar más de un campo en la ordenación cuando el primer campo que se utiliza contiene valores duplicados y se desea tener voz en la ordenación de los registros con duplicados. (Si no especifica otro campo para ordenar, Excel sólo pone los registros en el orden en el que los introdujo.)

El mejor y más común ejemplo de cuando se necesita más de un campo es cuando se ordena una base de datos grande alfabéticamente por apellido. Suponga que tiene una base de datos que contiene varias personas con el apellido Smith, Jones o Zastrow (como es el caso cuando trabaja en Zastrow and Sons). Si especifica el campo Apellido como el único campo para ordenar (usando el orden ascendente predeterminado), todos los Smiths, Joneses y Zastrows duplicados se colocan en el orden en el que se ingresaron originalmente sus registros. Para ordenar mejor estos duplicados, puede especificar el campo Primer Nombre como el segundo campo para ordenar (de nuevo usando el orden ascendente predeterminado), haciendo que el segundo campo sea el que rompa el empate, de modo que el registro de Ian Smith preceda al de Sandra Smith, y el registro de Vladimir Zastrow venga después del de Mikhail Zastrow.

Para ordenar los registros de Excel en una lista de datos en varios campos, siga estos pasos:

  1. Posicione el cursor de celda en una de las celdas de la tabla de la lista de datos.
  2. Si la ficha Inicio de la cinta está seleccionada, haga clic en Clasificación personalizada en la lista desplegable del botón Clasificar y filtrar (Alt+HSU). Si se selecciona la ficha Datos, haga clic en el botón de comando Ordenar. Excel selecciona todos los registros de la base de datos (sin incluir la primera fila de nombres de campo) y abre el cuadro de diálogo Ordenar.
  3. Si desea que los registros se ordenen en orden descendente, recuerde también seleccionar la opción de orden descendente (Z a A, Mayor a Menor o Menor o Menor a Mayor) en la lista desplegable de la derecha.
  4. (Opcional) Si el primer campo contiene duplicados y desea especificar cómo se ordenan los registros de este campo, haga clic en el botón Agregar nivel para insertar otro nivel de ordenación. Seleccione un segundo campo para ordenar en la lista desplegable Entonces por y seleccione la opción ascendente o descendente en su lista desplegable Orden a su derecha.
  5. (Opcional) Si es necesario, repita el paso 4, añadiendo tantos niveles de clasificación adicionales como sea necesario.
  6. Haga clic en Aceptar o pulse Intro. Excel cierra el cuadro de diálogo Ordenar y ordena los registros de la lista de datos utilizando los campos de ordenación en el orden de sus niveles en este cuadro de diálogo. Si ve que ordenó la base de datos en los campos incorrectos o en el orden incorrecto, haga clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido o presione Ctrl+Z para restaurar los registros de la base de datos a su orden anterior (consulte otros accesos directos de Excel).

Compruebe cómo se configura la búsqueda en el cuadro de diálogo Ordenar. En la Lista de datos del empleado, el campo Apellido fue elegido como el primer campo para clasificar (Clasificar por) y el campo Primer nombre como el segundo campo (Luego por) – el segundo campo clasifica los registros con entradas duplicadas en el primer campo. Los registros de la Lista de datos de empleados también se clasificaron en orden alfabético (de la A a la Z) por apellido y luego por nombre. Vea la Lista de datos de empleados justo después de clasificar. Observe cómo los Edwards – Cindy y Jack – están ahora ordenados en el orden alfabético adecuado del nombre y apellido.

Clasificación de Excel: Ordenar elementos que no son una lista de datos

El comando Ordenar no es sólo para ordenar registros de Excel en la lista de datos. Puede utilizarlo para clasificar datos financieros o encabezados de texto en las tablas de la hoja de cálculo que construya también. Cuando clasifique tablas de hojas de trabajo normales de Excel, asegúrese de seleccionar todas las celdas con los datos que se van a clasificar (y sólo aquellas con los datos que se van a clasificar) antes de abrir el cuadro de diálogo Clasificar haciendo clic en Clasificación personalizada en la lista desplegable del botón Clasificar y Filtrar de la ficha Inicio de la cinta o en el botón Clasificar de la ficha Datos.

Excel excluye automáticamente la primera fila de la selección de celdas de la ordenación (asumiendo que esta fila es una fila de encabezado que contiene nombres de campos que no deben ser incluidos). Para incluir la primera fila de la selección de celdas en la ordenación, asegúrese de deseleccionar la casilla Mis datos tienen encabezados antes de hacer clic en Aceptar para comenzar la ordenación.

Si desea clasificar los datos de hoja de Excel por columnas, haga clic en el botón Opciones de la ventana de diálogo Clasificar. Haga clic en el botón Ordenar de izquierda a derecha del cuadro de diálogo Opciones de ordenación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Ahora puede designar el número de la línea (o líneas) para ordenar los datos en la ventana de diálogo Clasificar.