Cómo iniciar un documento de combinación de correspondencia en Word 2016

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Office 2016 en acción

Por Faithe Wempen

Un documento principal de combinación de correspondencia en Word contiene dos cosas importantes: 1) el texto que permanecerá igual entre las copias personalizadas, y 2) los códigos que indican a Word qué campos insertar en qué puntos.

Siga estos pasos:

  1. Inicie un nuevo documento en blanco. (Presionar Ctrl+N es una forma rápida.) Si estás creando cartas o mensajes de correo electrónico, generalmente está bien usar un documento existente como documento principal. Tal vez ya tienes una carta o un mensaje escrito, por ejemplo, y sólo necesitas personalizar cada copia. Sin embargo, si está creando etiquetas, sobres o un directorio, debe iniciar un nuevo documento.
  2. En la ficha Correo, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia.
  3. Haga clic en el tipo de documento que desea fusionar.

Si selecciona Cartas, Mensajes de correo electrónico o Directorio, su trabajo estará completo en este momento. Pase al siguiente paso del proceso: seleccionar o crear una lista de datos.

Seleccione el tipo de documento.

Un directorio es como una fusión de correspondencia, excepto que no hay un salto de página entre las copias. Así, por ejemplo, en lugar de que la copia de cada persona esté en su propia página, un directorio ejecuta todos los datos fusionados juntos en una sola página, como en una agenda telefónica.

Pasos adicionales para crear sobres

Si selecciona Sobres en el paso 3, aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de sobres después de completar los pasos.

  1. Elija el tamaño del sobre: el sobre estándar de la empresa en EE.UU. es el tamaño 10, el predeterminado.
  2. Haga clic en Aceptar y elija un tamaño de sobre.

El tamaño de página del documento cambia para reflejar el tamaño de sobre que eligió. Aparece un cuadro de texto vacío cerca de la parte inferior del documento, listo para aceptar los códigos de fusión para direccionar los sobres.

Pasos adicionales para crear etiquetas

Si selecciona Etiquetas en el paso 3, se abre el cuadro de diálogo Opciones de etiquetas.

  1. Abra la lista de proveedores de etiquetas y elija la marca de la etiqueta que tiene.
  2. En la lista del número de producto, seleccione el número de producto de la etiqueta. Debe estar impreso en el paquete. El propósito de seleccionar un fabricante y un número de producto es asegurar que el tamaño de la etiqueta, el número de etiquetas por hoja y el espaciado entre etiquetas sea exacto en Word. Si no tiene la caja en la que vinieron las etiquetas, es posible que tenga que introducir la información manualmente. Busque una regla para poder medir sus etiquetas. A continuación, haga clic en Nueva etiqueta y rellene el cuadro de diálogo que aparece con las especificaciones de la hoja de etiquetas.
  3. Haga clic en Aceptar y elija un fabricante de etiquetas y un número de producto.

Si está creando etiquetas, Word crea una tabla con las dimensiones apropiadas para el tamaño y la disposición de la etiqueta que ha indicado. Por defecto, las líneas de cuadrícula de esta tabla no aparecen. Si desea verlos, elija Herramientas de tabla Layout→View Líneas de cuadrícula.

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