Cómo iniciar el asistente de informes en Access 2016

El Asistente de informes requiere unas cuantas decisiones más que la herramienta de informes, pero es más flexible que la herramienta de informes instantáneos. Aquí va:

  • En la ventana de la base de datos, haga clic en la ficha Crear de la cinta y, a continuación, en el botón Asistente de informes. Aparece el cuadro de diálogo Asistente de informes, que enumera todos los campos de la tabla activa. También encontrará una lista desplegable en la que podrá elegir otras tablas y consultas y dos columnas de campos Seleccionados y Disponibles, que utilizará para determinar qué campos de la(s) tabla(s) seleccionada(s) se utilizarán en su informe.
  • Utilice la lista desplegable Tablas/Consultas para elegir la tabla con la que desea empezar.
  • Agregue los campos a su informe haciendo doble clic en el cuadro Campos disponibles y, al hacer doble clic, agregue los campos al cuadro Campos seleccionados y pasarán a formar parte del informe. También puede hacer clic en un campo una vez y luego en el botón con el símbolo >.
  • Repita los pasos 2 y 3 para cada tabla y/o consulta de la base de datos que desee incluir en el informe. Si, en cualquier momento, desea agregar todos los campos de una tabla o consulta determinada, haga clic en el botón >> para agregar todos los campos disponibles a la lista de campos seleccionados.
  • Elija un orden para su informe – típicamente ordenando en el campo que la gente usará para buscar información en el informe. Por ejemplo, si su informe documenta una lista de empleados, Apellido puede ser una buena opción. Un informe sobre las ventas de productos sería útil en el número de producto o en el orden del nombre del producto. Puede ordenar por más de un campo, seleccionando hasta cuatro campos para ordenar y Ascendente o Descendente para el orden de clasificación de cada campo.
  • A continuación, si ha elegido campos de más de una tabla, se le pedirá que elija cómo desea verlos, lo que esencialmente indica qué tabla es la dominante o la principal para el informe. En el caso de la demo aquí, elija Eventos, que es el valor por defecto porque es la tabla de la que seleccionó los primeros campos del informe.
  • A continuación se muestra otro paso que aparece si ha incluido campos de más de una tabla. En este paso, usted elige cómo agrupar los registros de su informe. EventType se elige aquí, para que todos los eventos de la Colección estén juntos, luego Educación, luego Recaudación de fondos, en ese orden. Para aplicar la agrupación, haga clic en el nombre del campo en el cuadro de la izquierda y, a continuación, haga clic en la flecha que apunta hacia la derecha. Esto coloca el campo seleccionado en azul, por encima del resto de los campos incluidos en el informe.
  • Las opciones de diseño (Tabular o Columnar) son simples, ya sea que desee ver su informe como una lista (Tabular) o en secciones (Columnar), en las que cada registro aparece en una sección por separado. Justificado es similar a Tabular, pero agrupa los campos en una especie de revoltijo apilado. las decisiones de orientación (Vertical u Horizontal) son generalmente más fáciles si se visualiza el informe en la cabeza – ¿hay más campos de los que caben en una hoja de papel de 8,5 pulgadas de ancho? Si es así, elija Paisaje para obtener 11 pulgadas de papel (o 10 pulgadas, para permitir el menor margen posible) a través del cual aparecerán sus campos.
  • Ahora aparece un nombre predeterminado para el informe en el siguiente paso del asistente.
  • Escriba un nombre en el cuadro largo de la parte superior del cuadro de diálogo. En este punto, también necesita decidir cómo terminar las cosas – con una Vista previa del informe, o saltando directamente a la vista de Diseño para hacer más cambios en la apariencia y contenido de su informe. Cuando haga clic en Finalizar, el informe aparecerá en una ventana de vista previa, en la que podrá imprimirlo o guardarlo para utilizarlo en el futuro. (Presione Ctrl+S, o haga clic en el botón Guardar y, cuando se le solicite, dé un nombre al informe para que se ocupe del negocio de guardado.) Después de guardarlo, o si no necesita guardarlo o seguir viéndolo, puede cerrarlo haciendo clic con el botón derecho del ratón en la ficha del informe y seleccionando Cerrar en el menú emergente. Por supuesto, es probable que desee realizar cambios en el informe, como cambiar el ancho de las columnas donde se está cortando la información, como los nombres de los campos (consulte las etiquetas FundsNeeded y FundsRaised) y sus datos (consulte la etiqueta y los datos de EventDate), como se muestra a continuación. Esto se hace en la vista Diseño o Diseño, y para cambiar a cualquiera de las dos vistas, haga clic con el botón derecho del ratón en la ficha del informe y seleccione la vista en la que desea trabajar desde la ventana emergente.